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「報連相」が苦手だと思う人に気づいて欲しいこと

仕事でやっているつもりなのに、「報連相ができていない」「指導に従わない」などと上司から言われて悩んでいませんか?

実は、このような悩みをしている方には、共通点があります。

個人の仕事の相談になるキャリアコンサルティングを実施する中で、このような悩みをよく伺います。その原因は多くの方に共通しています。

この記事では、その原因と、その原因に共感する人にぜひ気づいて欲しい内容をお伝えします。

記事を読み終えると、明日から報連相をすることに対する意識が変化するでしょう。


  報告をする女性

報連相を行わないことで、あなたに起こる4つの不都合

仕事が順調に行っていないという方の相談を受けていると、「報連相」が苦手だという話がよく出てきます。

自分では、「報連相」をしているつもりだが、上司からできていないと指導されるのです。

やっているつもりだけど、他人からできていないといわれると、苦手意識を持つのでしょう。

「報連相」がうまくいかないなと感じているようです。

職場の上司や先輩から「報連相」ができないと思われるとどのような不都合があるでしょうか?

1つ目のあなたにとっての不都合は、職場の評価が低下するということです。

「報連相」は組織のなかで働くうえで、非常に大切なことです。

それができないと、会社での仕事の評価は落ちます。

仕事をしっかりやっていると「報連相」をあまりしなくても問題ないのじゃないかと思う人もいるかもしれません。

しかし、組織のなかで働くのなら、「報連相」も大切な仕事の1つです。その仕事を怠っているのなら当然評価は落ちます。

2つ目として、上司や先輩から好かれないという不都合があります。

上司や先輩から好かれた方が職場で気持ちよく働けるでしょう。

しかし、「報連相」をしないだけで、上司や先輩から好かれるのは難しくなります。

なぜかというと、上司や先輩にとって、「報連相」をされないということは、自分たちを尊重されていないと感じるからです。

後輩や部下の仕事をサポートするのも上司や先輩の仕事です。

適切に相談をされることで、状況を把握し、アドバイスをします。

仕事上の役割としてアドバイスをするだけではありません。個人差はありますが、基本的に上司や先輩は、あなたのことを助けたいと思っています。

相談を受けることで、頼られていると感じ、力になりたいと思うのです。

しかし、全く相談をされないと、自分が頼りにされていないと感じ、がっかりします。

また報告がないということは、仕事の進捗などの状況を把握することができません。

もし、途中経過が分かればそのタイミングで指導をするなどができます。

しかし、ミスやトラブルが発覚して初めて状況を知ることになると、もう手遅れです。

誰もが、ミスやトラブルは少なく仕事をしたいと思います。

あなたから適切な報告があれば、事前にミスやトラブルが防げることも多いでしょう。

しかし、「報連相」をしてくれないので、事前にミスやトラブルを防ぐことができなかったと感じるのです。

3つ目の不都合として、大きなミスやトラブルが起きやすいということです。

上司や先輩に共有していれば、気づけたこともあるかもしれませんが、自分一人で仕事を進めた結果、大きなトラブルを招いたしまうのです。

自分で責任を取ることができれば良いですが、大抵自分で責任を取れません。

結局上司に対応してもらうことも多いでしょう。

叱責されることもあるでしょうし、非常に嫌な気分になります。

4つ目の不都合として、そのような大きなトラブルが起こったり、仕事上の成果が上がらなかったりした際に、上司や先輩から守ってもらえなくなるというあなたにとっての不都合があります。

これは、これまでに見てきた3つの不都合の結果として引き起こされます。

つまり、「上司から評価されず」、「上司から好かれず」、「大きなミスやトラブルを引き起こす」から、上司からすると、守る気になれないのです。

問題が起こったと時に、守ってくれないだけじゃなく、仕事を取り上げられる、監視が強くなる、指導をされなくなる、など様々なケースが起こります。

そうなるとあなたの仕事に対するやる気も保つことは難しくなってくるでしょう。

あなたが上司から評価されなくてもいい、上司から好かれなくていい、ミスやトラブルを起こさずに仕事ができるというのなら、もしかすると「報連相」をする必要はないかもしれません。

しかし、仕事では何が起こるかわかりません。

万が一のことを考えると、どんな人も適切に「報連相」を行った方が良いでしょう。自分を守るために行うのです。

会社のため、上司のため、ではなく、あなたのために「報連相」は行うのです。


どうして報連相ができないのか

それでは、こんなに大切な「報連相」ですが、なぜやらない人が多いのでしょうか。

何を伝えたらいいのかわからないとか、どうやって伝えたらいいのかわからないとか、いつ伝えたらいいのかわからないとか、「報連相」のやり方の問題でできないのでしょうか?

そう思っている方もいますが、これは大抵違います。

やり方の問題の場合、聞けばいいだけです。

報告される側の上司に、どうやって報告すれば良いか聞けばわかります。

それまで報告してきている先輩にどうやって報告すれば良いかを聞くのもいいでしょう。

「報連相」は、簡単です。さも難しいことのように考え、やり方がわからないというのは、本当のやらない原因から目を逸らしたいことが多いように感じます。

よくある「報連相」をやらない原因は、必要性を感じていないことです。

上司や先輩から、やりなさいと言われても、なぜやらないといけないのかが腑に落ちておらず、ついつい後回しにしたり、軽視したり、してしまっているのです。

そして、自分の都合で、自分のやり方で進めた結果、上司や先輩が求めている「報連相」とズレが生じ、やっているつもりなのに、やっていると認められないという状況になるのです。

また、転職者や上司が変わったことによってこういった問題を抱える人も少なくありません。

これまでの慣れ親しんだやり方で報告しても、新しい上司は異なる報告を求めることもあるでしょう。

それに違和感を感じたり、反発を感じたりすることもあるかもしれません。

しかし、報告を受ける側が望むやり方で行わないと、報告は意味をなさないことが多いです。

もし、どうしても新しい上司のやり方に意見がある場合は、どのように報告すれば良いかをお互いに納得できる形で話し合いましょう。

話し合えるような上司ではない場合は、上司に従うのが無難です。

報告を受ける側にとって、適切な報告でない限り、無意味とまで考えてしまった方が良いです。

つまり、「報連相」は、相手の都合で、行うのです。とにかく相手の都合で、行うのです。

そうすれば、非常にあなたにとって都合がいいことが起こります。

報連相を上司の都合で実施すると、あなたと一緒に働きやすいと上司は感じます。

すると、評価が上がり、上司に好かれ、ミスやトラブルが減ります。そして、困ったときは上司が助けてくれるようになるのです。

そのために、上司の都合に合わせて報告するのです。

十分、やる必要性があると思わないですか?

あなたのやり方に固執するのではなく、できる限り相手のやり方に合わせることで、効果が出てくるのです。

また、自分にとって都合のよい報告のしかたでも大丈夫か相談してみるのもありです。

相手の都合で行うというと、すべて相手の言いなりにならないといけないと考える人がいますが、それは違います。

相手の都合を知ったうえで、「こうしてみたいのですが、よろしいでしょうか?」と相談するのです。

それでオッケーになったら、相手にとっても自分にとっても都合の良いやり方になったといえるでしょう。

勝手に自分で判断して、勝手に自分のやり方でやるのが良くないのです。

「報連相」の必要性を感じないことで、報告をしなかったり、自分のやり方やタイミングで報告をする人が多いです。

これは、非常にもったいないように感じます。

相手都合で報告してみてください、ガラッと上司との関係性が変化します。

ちなみに、仕事がまだ完了していない(手をつけてさえもいない)など、何か後ろめたいことがあり、報告すると不都合があるという人もいると思います。

それは別の問題なので別の記事で取り扱いますが、まずは報告しても不都合がないところは、しっかり報告してみてください。

報連相ができるようになる方法

「報連相」に限らず、何かをやりたいと思った際に、すごく良いアプローチがあります。

それは、「ひとつ前のことをやるようにする」ということです。

「報連相」においては、ひとつ前のこととして、いつ、何を、どのように、するのかを確認するということをお勧めします。

報告は、相手の都合で行うということをお伝えしました。

つまり、相手にとって都合の良いタイミングで、何を(どの進捗状況)、どのように報告するのかを確認するのです。

例えば、ルーティンの業務の場合は、これまでどのように報告を受けていたかだったり、どのように報告を受けたいのか、何を知りたいのかを確認します。

定型の業務の場合は、いつ、何を、どのように報告をするのかはあまり変わらないでしょう。

業務の中に報告を組み入れ、ルーティン化して報告するようにします。

報告のしかたについては、メールがお勧めです。

口頭だと、上司のタイミングによってすぐに報告できないかもしれません。

後回しは危険です。報告し忘れてしまうことがあります。

メールだと決まったタイミングで報告できますし、フォーマット化することで効率的に行えます。

もし、上司が望む報告の仕方がメールでない場合は、メールでのメリットを伝えてメールで良いか相談してみましょう。

どうしても口頭にこだわる人の場合は、1次報告をメールにし、2次報告を口頭にすることを提案してみてください。

これを断る人はよっぽどいないかと思います。

このように相手の都合を知ったうえで、お互いにとって良い報告のあり方を相談するのは非常に有効です。

さて日々業務をしていると、定型外の仕事も発生します。

定型外の仕事こそ、ミスやトラブルのもとになります。

しっかり、「報連相」を行いましょう。この時こそ、「ひとつ前のことをやる」のです。

つまり、いつ、なにを、どのように報告するのかを事前にしっかり確認を取るのです。

そして、決めたタイミングに間に合うように必ず報告しましょう。

まだ仕事ができていないとかあっても、とりあえずちょっと手をつけて、何がしらかやってから、それを報告すればいいです。

あなたが隠したいと思うことこそ、上司からしたら報告してほしいことです。

相手の都合で報告するのです。

何かマズイことが起こった時こそ、急いで報告しましょう。

仕事ができていない時は、決めた締め切りより先に報告しましょう。

報告するということを使って、上司を頼れば良いのです。

事前に報告するだけで、あなたの責任も負担も軽くなります。

問題は蓋をしたり、後回しにするとろくなことがありません。

すぐに報告しましょう。いつ、なにを、どのように報告するかを事前に確認するようになるだけで、周りのあなたを見る目も、あなた自身の意識も変わります。

とにかく、事前に、具体的に確認するのです。

「報連相」に苦手意識があり、改善したいと思っている人は、是非明日から、ひとつ前のこととして、いつ、何を、どのように報告するかを、確認するようにしてみてください。


ブログのまとめ

まとめ:「報連相」が苦手だと思う人に気づいて欲しいこと



この記事の内容をまとめますと、

・報連相は、上司のためではなく、あなた自身のためにおこないたい

・本当はやる必要性を感じていないから、報連相を行わない

・何を、いつ、どうやって報告するかを、常に確認するようにする

という3つ点をお伝えしました。


報連相は、会社のためでも上司のためでもなく、あなたのためだということに、まずは気づいてください。

そして、自分都合で行わずに、上司の都合で行うことで、よりあなたのためになります。

どうしても上司の都合が気に入らない時は、それを上司と相談してみましょう。

報連相をこれから一層しっかり行っていきたいとおもわれるなら、まずは、何を、いつ、どうやって報告するのかを確認するところから始めてください。

周りのあなたを見る目も変わりますし、あなた自身の意識も変化します。

報連相を適切に実施できないことで、職場の人間関係が悪くなり、最悪退職するというケースもよく伺います。

あなた自身のために、適切な報連相ができるといいですね。


この記事を書いた人
木下洋平

経営コンサルタント・研修講師
「ヒトが育つチームづくり」をはじめとした、人材育成と組織開発を得意としています
(保有資格)中小企業診断士・キャリアコンサルタント

投稿日 2021年3月03日

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